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Un sistema de videoconferencia es una combinación de dispositivos de audio y vídeo utilizados para lacomunicación en tiempo real con transmisión simultánea de imagen y sonido, normalmente en empresas. Los participantes en la conferencia se comunican entre sí independientemente de su ubicación.
Ninguna empresa puede prescindir de las reuniones y las sesiones de formación (interna). La videoconferencia ofrece muchas ventajas para organizarlas con eficacia:
- Reuniones independientes de la ubicación: Puede reunir a sus empleados de todo el mundo, ya sea desde su domicilio, su oficina o sus sucursales. Reducción de los costes de los viajes de negocios: Sus empleados permanecen en su lugar de trabajo y asisten a las reuniones de forma digital. Esto elimina los costes de transporte, alojamiento, comidas y cualquier gasto, por ejemplo.
- El tiempo de trabajo se utiliza de forma más productiva: El tiempo que usted o sus empleados necesitarían para ir y volver de las reuniones puede ocuparse con tareas de su actividad diaria.
- Se necesitan salas de reuniones u oficinas más pequeñas: No necesita salas de reuniones enormes para dar cabida a varios empleados en una sola cita. Si algunos de sus empleados trabajan en otros lugares o desde casa, puede arreglárselas con espacios de oficina más pequeños. Incluso puede ahorrarse el alquiler y los gastos auxiliares de electricidad, agua, etc.
- Posibilidad de actas o grabaciones digitales: Puede grabar en vídeo reuniones, sesiones de formación o presentaciones. Los empleados que no estuvieron presentes ese día o tuvieron que abandonar el acto antes de tiempo pueden volver a ver la grabación.
- Posicionamiento como empleador atractivo: Con la videoconferencia, puede dar a sus empleados la oportunidad de trabajar desde casa y estar presentes en reuniones importantes. Esto favorece el equilibrio entre la vida laboral y personal y hace más felices a sus empleados: ¡se corre la voz!
Para una videoconferencia necesita
- Cámara de videoconferencia
- Micrófono
- Altavoz
- Dispositivo de visualización, por ejemplo, pantalla o proyector
- una buena conexión a Internet (para que la imagen y el sonido se transmitan sin demora)
- Software de videoconferencia, por ejemplo Skype, Google Meet, Zoom
Si sólo dispone de un espacio limitado en la sala de reuniones, un sistema de videoconferencia compacto es una buena opción. Lleva incorporados una cámara, micrófonos y altavoces. Esto le permite montarlo directamente encima de la pantalla o colocarlo en un aparador, por ejemplo.
Muchos sistemas de videoconferencia modernos pueden configurarse en unos pocos pasos. Logitech ofrece una solución plug-and-play para sus productos que le permite conectar simplemente la cámara o el sistema de videoconferencia a su dispositivo final, por ejemplo una pantalla o un ordenador portátil, a través de USB. No es necesario instalar ningún software adicional.
El número óptimo de participantes depende del sistema de videoconferencia utilizado. Dependiendo de la cobertura de la sala que puedan realizar la cámara y el sistema de audio, el número óptimo de participantes puede variar mucho.
Por ejemplo, el sistema de videoconferencia Logitech Rally Bar es adecuado para un máximo de 12 participantes.
Esto depende de lo extenso que vaya a ser el sistema de videoconferencia y de las funciones que ofrezca. Por regla general, las soluciones complejas "todo en uno" para salas de conferencias grandes suelen ser más caras que los sistemas compactos para salas de reuniones pequeñas. Sin embargo, recuperará rápidamente estos costes ahorrando varios viajes de negocios.
Esto depende en gran medida del número de personas que participen en una videoconferencia. Las salas pequeñas y las salas de reuniones ofrecen, en consecuencia, menos espacio que las salas de conferencias para grandes reuniones de varias docenas de participantes.
El tamaño de la sala desempeña un papel importante en la selección de un sistema de videoconferencia adecuado. Esto se debe a que la cámara, los micrófonos y los altavoces de un sistema de videoconferencia deben cubrir toda la sala si es posible. Así se garantiza que todos los participantes sean fácilmente reconocibles y puedan ser oídos con claridad.
